Giảm tồn kho: Chiến lượt và chiến thuật vượt bảo

 

Tồn kho cao là cách thông thường để bạn duy trì dịch vụ khách hàng ở mức mong muốn. Nhưng lúc này, khi mà cơn bão suy thoái đang quét qua làm suy yếu nhu cầu, nó lại trở thành gót chân Asin của chuỗi cung ứng. Đâu là giải pháp mang ý nghĩa chiến lược giúp bạn giảm hơn nữa tồn kho?

Chuyên gia về quản lý tồn kho Amit Agarwal sẽ cho lời khuyên về tám nguyên tắc cơ bản giúp bạn đạt tới mục tiêu ấy.

 Vào thời điểm bạn đọc bài báo này, thì cơn bão suy thoái kinh tế vẫn chưa chấm dứt, và bạn vẫn đang chứng kiến nhiều người nữa gia nhập vào danh sách thất nghiệp. Mức tồn kho cao đã gây ra nhiều áp lực cho các công ty trong thời điểm kinh tế không mấy dễ chịu này. Hậu quả là, để cứu vãn dòng tiền mặt giảm đi trông thấy, nhiều lao động đã bị sa thải. Một phần trong số họ có cơ may không phải ra đi nếu như chuỗi cung ứng của doanh nghiệp vận hành nhanh nhẹn và linh hoạt hơn.

 Là một nhà điều hành chuỗi cung ứng, ngày nay, chúng ta luôn phải đối diện với một công việc không hề lường trước. Mỗi khi nền kinh tế trở nên “khó ở”, đồng nghĩa với nhu cầu tiêu thụ giảm, nguồn lực và ngân sách cho hoạt động giảm, thì công việc của chúng ta là phải đưa ra cho được chiến lược giảm chi phí một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất.

 Trong chuỗi cung ứng của bất kỳ một tổ chức doanh nghiệp nào, thì cũng luôn cần cân nhắc đến 5 khía cạnh khi muốn giảm chi phí chuỗi cung ứng:

  • Giảm tồn kho
  • Hợp lý hóa danh mục sản phẩm
  • Phân khúc khách hàng
  • Quản lý nhà cung cấp
  • Tối ưu hóa mạng lưới cung ứng

Trong số đó thì giảm tồn kho được coi là cách thức hữu hiệu nhất giúp giảm chi phí chuỗi cung ứng. Một số công ty vẫn luôn lập luận rằng duy trì mức tồn kho cao sẽ đem lại dịch vụ khách hàng chất lượng hơn, nhưng chính xác là sắp xếp lại danh mục hàng tồn kho một cách hợp lý, loại bỏ hàng hết hạn và không bán chạy, tích hợp chặt hơn mức tồn kho với hoạch định về nhu cầu, cũng như xác định đúng mức tồn kho an toàn (safety stock level), thì mới dẫn đến dịch vụ khách hàng tốt hơn.

 Hơn nữa, tồn kho cao để duy trì chất lượng dịch vụ khách hàng như mong muốn thì sẽ lại là “cú hồi mã thương” cho chuỗi cung ứng nếu nhu cầu của khách hàng giảm rõ rệt như hiện nay.

 Rõ ràng giảm tồn kho đang trở thành một nhiệm vụ vô cùng quan trọng của nhà điều hành chuỗi cung ứng.

Dưới đây là 8 nguyên tắc cơ bản mà nếu tuân thủ bạn sẽ có một chiến lược giảm tồn kho hiệu quả.

1. Có sự tham gia của cả hội đồng quản trị

Trong bối cảnh hiện tại, giảm tồn kho không còn là việc của trưởng phòng chuỗi cung ứng nữa nó cần có sự tham gia của cả ban quản trị doanh nghiệp. Bởi lẽ nó sẽ liên quan tới cả việc tái thiết kế lại chuỗi cung ứng. Ngoài ra, nó đòi hỏi những quyết định nhanh chóng, nên việc Tổng Giám Đốc trực tiếp lãnh đạo sẽ giúp dự án án giảm tồn kho trở nên hiệu quả và tiến triển nhanh hơn.

2. Nhìn bức tranh tổng thể

Những con số trên bảng cân đối kế toán sẽ chẳng nói lên điều gì về câu chuyện tồn kho cả. Trên tổng thể, tồn kho có thể được chia thành ba phần chính: Nguyên vật liệu, nguyên liệu chờ sản xuất (WIP), hàng thành phẩm,… đây là những nhóm thấy được ngay tại kho hoặc nhà máy và được ghi nhận trong mục “tồn kho” (inventory) trong hệ thống kế toán công ty, nên mặc nhiên xuất hiện trên bảng cân đối kế toán. Nhóm này không bao gồm các nguyên vật liệu bên trong công ty nhưng không sở hữu bởi công ty, như là phụ kiện cung ứng cho khách hàng, tồn kho của nhà cung cấp, v.v.

Tồn kho của thiết bị, phụ tùng bảo dưỡng, tài sản không tận dụng hết, hàng hỏng và phế liệu, nguyên liệu cũ hoặc qua sử dụng,… Nhóm này nằm trong cơ sở và thuộc sở hữu của công ty nhưng lại không được tính vào hệ thống kế toán theo mục “tồn kho” (inventory), và do đó không phản ánh trong bảng cân đối.

Các hàng hóa nguyên vật liệu (nguyên vật liệu thô, hàng thành phẩm, phụ tùng,…) trong quá trình vận chuyển hoặc dự trữ tại kho của nhà cung cấp dịch vụ logistics (3PL) nằm ngoài cơ sở nhưng thuộc sở hữu của công ty. Nhóm này cũng bao gồm cả nguyên vật liệu đã sẵn sàng ở nhà cung cấp mà công ty cam kết sử dụng trong tương lai, hoặc được sản xuất phục vụ một đơn hàng cụ thể nào đó và không thể chuyển đổi. Ngoài ra, nó còn bao gồm cả hàng thành phẩm ở cơ sở của khách hàng mà công ty phải nhận lại.

Thông thường, các nỗ lực giảm tồn kho chỉ tập chung vào nhóm tồn kho thứ nhất trong ba nhóm trên. Tuy nhiên nhóm tồn kho này trên thực tế chỉ chiếm khoảng 40% tổng lượng tồn kho. Do đó, nếu giảm tồn kho của cả hai nhóm còn lại sẽ đem lại kết quả tổng thể rất ấn tượng và rất rõ ràng. Câu thần chú ở đây là để có một mẩu bánh to hơn thì tốt nhất hãy tăng kích cỡ của cả cái bánh lên.

Cho mỗi nhóm tồn kho ở trên, các nỗ lực giảm tồn kho phải tuần thủ ba yêu cầu sau:

  1. Đem lại kết quả tin cậy trong ngắn hạn
  2. Đem lại hiệu năng trong dài hạn
  3. Phải hỗ trợ, hoặc ít ra là tránh làm hại với chiến lược tổng thể của công ty

Nhóm tồn kho

Hành động trong ngắn hạn

Chiến lược dài hạn

Tồn kho trong công ty, được phản ánh trong báo cáo tài chính

  1. Thiết lập kho hàng ký gửi bên ngoài công ty
  2. Hoạch định thời gian vận chuyển hàng hóa và nhận nguyên vật liệu tốt hơn
  1. Xây dựng chính sách tồn kho với khách hàng và nhà cung cấp
  2. Triển khai các dự án cộng tác toàn diện với nhà cung cấp quan trọng

Tồn kho trong công ty, nhưng không phản ánh trong báo cáo tài chính

  1. Dừng mua hàng
  2. Xả hết các hàng không sử dụng được
  1. Củng cố hệ thống ERP để cải thiện khả năng kiểm soát và sở hữu tồn kho
  2. Cải tiến quy trình hoạt động để giảm các yêu cầu

Tồn kho ngoài công ty

  1. Tăng tần suất giám sát
  2. Trì hoãn các chuyến hàng
  1. Củng cố hệ thống ERP để chia sẻ dữ liệu thông suốt với nhà cung cấp dịch vụ logsitics, với logistics đầu ra của nhà cung cấp, với logsitics đầu vào của khách hàng
  2. Cần có các dự án cải thiện vòng quay tiền mặt (cash-to-cash cycle)

3. Tái thiết kế lại quy trình  từ đặt hàng đến giao hàng (order-to-deliver)

Tồn kho thừa thãi chỉ có thể được giảm một cách hữu hiệu khi tập trung vào các quy trình chéo giữa các phòng ban chức năng (cross-function). Sẽ không hiệu quả nếu nghĩ rằng tồn kho có thể được khoanh vùng cách ly và quản lý độc lập. Các cấp độ tồn kho thường sẽ biến thiên theo hiệu quả hoạt động của các quy trình chéo phòng ban chức năng.

Nhiều tồn kho có thể giảm được bằng việc rút ngắn quy trình hoạt động, và tìm các cách thức để chúng hoạt động nhanh hơn, tốt hơn và rẻ hơn.

Một  trong những trở ngại chính của nỗ lực giảm tồn kho là quan niệm sai lầm rằng tồn kho chỉ có thể giảm nếu như ta quản lý chúng tốt hơn. Thủ phạm thực sự của tồn kho quá mức là các quy trình kinh doanh kém hiệu quả trong tổng thể của chuỗi cung ứng, chứ không chỉ đơn thuần là việc quản lý tồn kho. Thông thường nguyên nhân gây ra tồn kho thừa thãi nằm ngoài tầm kiểm soát của nhà quản lý chuỗi cung ứng. Ví dụ, quy trình đặt hàng được thực hiện bởi nhóm marketing đôi khi không phản ánh trung thực kế hoạch nhu cầu. Điều này cũng có nghĩa là sự tham gia của ban giám đốc trong các dự án giảm tồn kho là rất quan trọng đối với sự thành công của dự án.

4. Cải thiện quan hệ nhà cung cấp

Việc cải thiện hoạt động cộng tác chia sẻ thông tin với nhà cung cấp cũng giúp công ty giảm được tồn kho, nâng cao thời gian tung sản phẩm ra thị trường, rút ngắn quy trình kinh doanh, giảm bớt gánh nặng tiền mặt, giảm chi phí và tăng lợi nhuận. Liên kết với nhà cung cấp để chia sẻ thông tin thông qua hệ thống chuyển giao dữ liệu điện tử trên nền web là một lựa chọn. Theo đó, nhà cung cấp có thể thấy rõ mức tồn kho cần cho sản xuất để kịp thời cung ứng. Nó cũng chính là sự điều chỉnh kịp thời và phù hợp quy mô các lô sản xuất (production batch size) để tránh sự thừa thãi không cần thiết.

5. Cải tiến lịch trình sản xuất (production scheduling)

Đây là khía cạnh khó hiểu và được đánh giá thấp nhất trong quản lý sản xuất. Thông thường thì lịch trình sản xuất tồi là hậu quả việc mất cân đối dòng chảy hoạt động sản xuất, gây ra tắc nghẽn và giảm sản lượng, dẫn tới đầu ra không ổn định, nhiều tồn kho và thời gian dài hơn. Các logic cũ kỹ và thiếu logic đang sử dụng trong phần lớn các hệ thống hoạch định sản xuất và quản lý tổng thể doanh nghiệp cần được thay đổi bằng những phương pháp mới, hiệu quả hơn.

6. Sử dụng bộ đo lường hiệu quả một cách đúng đắn

Rất ngạc nhiên là nhiều nhà sản xuất, trên thực tế, lại khen thưởng cho những biểu hiện có xu thế làm tăng tồn kho. Ví dụ, nếu hiệu quả sản xuất được tính dựa trên hiệu suất khai thác sử dụng máy móc sản xuất và nhân lực,thì chắc chắn rằng hàng sẽ được sản xuất ra càng nhiều càng tốt và tồn kho sẽ cao, cho dù không có những lý do hợp lý để làm điều ấy. Do đó hãy cân nhắc các công cụ đo lường để làm sao đánh giá chính xác trên tổng thể hoạt động chuỗi cung ứng.

7. Áp dụng mô hình sản xuất “kéo” bởi nhu cầu thực tế

Nhiều nhà sản xuất vẫn dự liệu mức tồn  kho nguyên vật liệu và hàng thành phẩm dựa trên các dự báo bán hàng dài hạn vốn không chính xác. Hậu quả của việc đưa ra con số dự báo tồi là rất lớn và làm giảm hiệu quả hoạt động tổng thể chuỗi cung ứng. Do đó để đạt được hiệu quả thì chuỗi cung ứng cần chuyển hướng theo nhu cầu thực tế, đảm bảo làm sao nguyên vật liệu phải được chuyển nhanh thành phẩm và nhanh chóng đến tay của khách hàng trước khi nó có thời gian để trở thành một khoản “nợ” trong bảng cẩn đối.

8. Hãy xây dựng chuỗi cung ứng của bạn hướng tới sự nhanh nhẹn

Để giảm tồn kho và đồng thời tăng chất lượng dịch vụ khách hàng, các nhà sản xuất cần xây dựng hoạt động vận hành của mình linh hoạt hơn. Sản xuất linh hoạt đồng nghĩ với giảm thời gian sản xuất, tăng chất lượng sản phẩm, tăng chất lượng giao hàng, cải tiến dịch vụ khách hàng. Thuê ngoài sản xuất một cách hợp lý cũng là cách giúp hoạt động chuỗi cung ứng nhanh nhẹn và linh hoạt hơn.

Nguồn: http://supplychaininsight.vn

 

 

*

*

Top