Cấu trúc và lưu đồ của hệ thống quản lý bảo trì

Ngày nay với những đòi hỏi cao về hiệu quả kinh tế, những công cụ quản lý sản xuất như TQM, TPM, JIT,… đang được ứng dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp ở nhiều nước công nghiệp phát triển. 

Quản lý bảo trì cũng là một trong những công cụ quản lý để nâng cao hiệu quả sản xuất. Quản lý bảo trì nhằm điều hành tốt hơn các tổ chức bảo trì và những bộ phận liên quan. Để có thể quản lý hoạt động bảo trì theo đúng mục tiêu cần phải có một hệ thống quản lý bảo trì. Hệ thống quản lý bảo trì có thể được thực hiện thủ công hoặc được máy tính hóa. Không có sự khác nhau trong việc sử dụng máy tính hay thủ công, mục đích chính là để hệ thống quản lý bảo trì vận hành hữu hiệu.

Tuy nhiên hệ thống được thực hiện thủ công thường chiếm nhiều thời gian và không dễ dàng truy xuất những thông tin như hệ thống được máy tính hóa. Độ chính xác và khả năng phản hồi của máy tính liên kết với khả năng truy xuất thông tin nhanh cho phép kiểm tra tốt hơn những chức năng của bảo trì.

Kinh nghiệm thực tế cho thấy rằng những lợi ích  thu được từ việc thực hiện hệ thống quản lý bảo trì nhờ máy tính (CMMS) là giảm thời gian ngừng máy đến 20%, kéo dài chu kỳ sống của thiết bị 10%, giảm chi phí lao động 10 – 20%, giảm phụ tùng dự trữ trong kho 10 – 20%, ngân sách bảo trì toàn bộ giảm 10 – 20%.

1. Chu kỳ bảo trì cơ bản

          Bộ phận bảo trì trong bất kỳ công ty nào đều phải có một hệ thống quản lý bảo trì hiệu quả dù là vận hành  thủ công hoặc được máy tính hóa. Hầu hết các hệ thống quản lý bảo trì được thực hiện theo chu kỳ bảo trì cơ bản.

          Chu kỳ bảo trì cơ bản bao gồm các công việc hoạch định, thực hiện, ghi nhận và phân tích. Một tổ chức bảo trì được quản lý tốt phải thường xuyên thực hiện những công việc cải tiến liên tục thiết bị. Tất cả những vấn đề xảy ra đều phải được ghi lại và phân tích. Những sự cố phải được lưu trữ để không bị lập lại và đây là nền tảng để cải tiến liên tục công việc bảo trì.

Hình 1: Chu kỳ bảo trì cơ bản

2. Những chức năng cơ bản

        Những chức năng cơ bản trong một hệ thống quản lý bảo trì bao gồm:

– Bảo trì phòng ngừa
– Ghi nhận và lưu trữ dữ liệu về thiết bị và nhà máy
– Kiểm soát tồn kho và phụ tùng
– Mua sắm vật tư và phụ tùng
– Ghi nhận và lưu trữ  tài  liệu
– Hoạch định các công việc bảo trì
– Phân tích kinh tế và kỹ thuật về lịch sử  nhà máy, công việc bảo trì và khả năng sẵn sàng của thiết bị.

         Những chức năng này có thể bao gồm các nội dung:

·   Bảo trì phòng ngừa

Các nội dung BTPN được làm rõ thông qua những câu hỏi sau đây:

– Làm việc gì?
– Ai làm việc đó?
– Khi nào sẽ làm?
– Trong những khoảng thời gian nào?
– Làm như thế nào?

·   Ghi nhận và lưu trữ dữ liệu về thiết bị và nhà máy

– Cung cấp những dữ liệu kỹ thuật và phụ tùng của mỗi thiết bị.
– Thống kê, điều tra, phân tích để xác định mức phụ tùng dự trữ thích hợp.
– Cung cấp thông tin để đánh giá thiết bị và bảo hiểm.

·   Kiểm soát tồn kho và phụ tùng

– Cung cấp phụ tùng từ kho dự trữ.
– Nhập kho hàng hóa.
– Kiểm soát tồn kho.
– Sản xuất nhãn hiệu.
– Lập danh sách vật tư, phụ tùng.
– Lập danh sách mua sắm.
– Kế toán kho.

·   Mua sắm vật tư và phụ tùng

– Mua hàng.
– Kiểm soát các đơn đặt hàng và hóa đơn.
– Giám sát việc giao hàng.
– Theo dõi hàng hóa bị trả lại.

·   Ghi nhận và lưu trữ  tài  liệu

          Ghi nhận và xác định vị trí những bản vẽ, chỉ dẫn và những tài liệu khác phục vụ công tác bảo trì.

·   Hoạch định các công việc bảo trì

– Lập quy trình thực hiện công việc bảo trì.
– Phân công nhân lực.
– Xác định mức ưu tiên của mỗi công việc.
– Điều độ công việc.
– Giám sát tiến độ và chi phí.

·   Phân tích kinh tế và kỹ thuật về lịch sử nhà máy

– Thống kê hư hỏng.
– Xác định phân bố các loại hư  hỏng.
– Xác định những thiết bị, bộ phận có chi phí bảo trì cao.
– Xác định những máy chủ lực có thể gây tổn thất sản xuất lớn.
– Xác định những thiết bị, bộ phận có tần suất bảo trì cao.

3.  Cấu trúc và lưu đồ của hệ thống quản lý bảo trì

          Mối liên hệ giữa các thành phần khác nhau của hệ thống quản lý bảo trì được minh họa trên H.3.

Hình 3: Cấu trúc và lưu đồ của hệ thống quản lý bảo trì

Hệ thống quản lý bảo trì (17) có thể được chia thành hệ thống BTPN (15) và bảo trì phục hồi (16).

          Việc quản lý BTPN đòi hỏi phải áp dụng một hệ thống BTPN để đảm bảo đúng người thực hiện đúng công việc, đúng thời điểm và đúng cách. Hệ thống BTPN nhằm phát hiện những hư hỏng và xu hướng hư hỏng bằng những biện pháp kiểm tra và đo lường. Người ta lập các báo cáo về hư hỏng (11) và gửi đến bộ phận chuẩn bị và lập kế hoạch bảo trì (5). Hệ thống BTPN xác định các công việc bảo trì định kỳ (13) cần làm. Những yêu cầu bảo trì  phải được lập kế hoạch chi tiết và gửi đến bộ phận chuẩn bị và lập kế hoạch bảo trì (5).

          Những hư hỏng và xu hướng hư hỏng được ghi chi tiết trong các báo cáo và phải được xem xét. Hoạch định công việc bảo trì phục hồi (16) đòi hỏi phải có một hệ thống kiểm soát mua sắm và tồn kho (2), một hệ thống lưu trữ dữ liệu của thiết bị và nhà máy (3) và một hệ thống lưu trữ tài liệu (4). Quản lý lao động (18) là nhằm xác định ai đang sẵn sàng và có năng lực làm việc.

          Bộ phận chuẩn bị và lập kế hoạch bảo trì (5) nhận các yêu cầu bảo trì trực tiếp từ bộ phận sản xuất (8). Bộ phận (5) phối hợp công việc với bộ phận lập kế hoạch sản xuất (9) và những bộ phận bảo trì khác (10) như cơ, điện, dụng cụ,…                                                                        

          Nếu bộ phận chuẩn bị và lập kế hoạch bảo trì (5) làm việc có hiệu quả thì thông tin phải được tiếp cận nhanh chóng nhằm tận dụng tối ưu mỗi lần ngừng sản xuất có kế hoạch và không có kế hoạch để thực hiện công việc bảo trì. Ví dụ, cần biết rằng những phụ tùng nào đang sẵn có, ai có thể cung cấp những phụ tùng hiện không có trong kho, thời gian giao hàng ra sao,…. Những thông tin như vậy phải sẵn sàng ở hệ thống kiểm soát tồn kho (2).

          Cũng cần phải biết tình trạng được cập nhật liên quan đến những dụng cụ đặc biệt, những yêu cầu về  an toàn, những chi tiết lắp trong thiết bị,…. Thông tin này được lấy ra từ bộ phận lưu trữ dữ liệu về thiết bị và nhà máy (3).

          Việc chuẩn bị các bản vẽ, tài liệu hướng dẫn và những tài liệu khác được đơn giản hóa nếu có một hệ thống lưu trữ  tài liệu (4).

          Bộ phận chuẩn bị và lập kế hoạch bảo trì phát hành phiếu yêu cầu bảo trì (6), trong đó có những chỉ dẫn và thông tin cần thiết để người bảo trì thực hiện công việc của mình. Khi hoàn tất công việc, cần có một báo cáo công việc (12) đính kèm với phiếu yêu cầu đã có.

          Kinh nghiệm từ  những báo cáo công việc như vậy được rút  ra và lưu trữ  để phân tích sau này trong một hệ thống phân tích tính kinh tế và kỹ thuật (7). Các danh mục hàng đầu khác nên có sẵn trong hệ thống để cung cấp thông tin như những máy nào có số lần hư hỏng lớn nhất, chi phí bảo trì của những máy nào cao nhất, những máy nào gây ra tổn thất sản xuất lớn nhất,…. Phân tích kỹ thuật và kinh tế (7) cũng được sử dụng trong công việc chuẩn bị và lập kế hoạch bảo trì hiện thời (5) để cải tiến công tác bảo trì trong tương lai (14).

Phạm Ngọc Tuấn –  Hoàng Trần Trung Tín

*

*

Top