Các tài liệu về kỹ thuật

Để thực hiện các mục tiêu của bảo trì, cần phải sử dụng mọi phương tiện sẵn có. Toàn bộ hồ sơ tài liệu, hóa đơn chi trả, chính sách quan hệ đối với các xí nghiệp bên ngoài và quan trọng nhất là việc quản lý các chi tiết thay thế trong kho một cách đầy đủ, chi tiết và hợp lý.

1.             Hồ sơ

          Phải phân biệt rõ giữa hồ sơ chung và hồ sơ liên quan đến từng thiết bị. Trước khi đề cập đến các nguyên tắc của hồ sơ, cần xác định trước tên gọi của chúng. Đây là bước cần thiết để thu thập và hình thành thông tin một cách có hiệu quả.

          · Hồ sơ chung

          Hồ sơ chung bao gồm tài liệu về kỹ thuật, chuyên môn (các tạp chí kỹ thuật, sổ tay kỹ thuật, các bài báo cáo trong hội thảo, sách kỹ thuật, các biểu mẫu,…), tài liệu về các trang thiết bị, phụ tùng và những thiết bị thông thường:

          – Tất cả các tiêu chuẩn, quy định (áp dụng trên cả nước và tại riêng xí nghiệp).

          – Catalogue của công ty: catalogue các trang thiết bị đặc biệt, các loại vật liệu và các chi tiết thay thế, dự phòng.

          – Catalogue của nhà cung ứng các thiết bị thông thường như: ốc vít, ổ bi, xéc-măng, gioăng, …

          · Tên của các loại thiết bị

          Để tạo thuận lợi cho việc bảo trì, mọi thiết bị và tài sản của xí nghiệp đều phải được kiểm kê, sắp xếp và cấp mã số dựa trên tên gọi của chúng. Chính các tên gọi đó giúp ta xây dựng và sắp xếp các hồ sơ máy, hồ sơ kỹ thuật của các thiết bị.                                                           

          Ngoài ra, các tên gọi còn là bước khởi đầu để lập ngân sách bảo trì, lập một chương trình bảo trì phòng ngừa, liệt kê những công việc trong một hợp đồng bảo trì và nói chung là cơ sở để xác định các phương pháp bảo trì.

          Do vậy trước tiên cần phải lập ra danh sách thống kê đầy đủ toàn bộ tài sản và thiết bị nằm trong trách nhiệm của bộ phận quản lý bảo trì: có thể loại ra khỏi danh sách này một số thiết bị văn phòng, thiết bị phòng thí nghiệm, các phương tiện di chuyển như xe cộ hoặc các tài sản đặc biệt,… vì chúng không thuộc chức năng bảo trì nội bộ.

          Sau đó ta có thể tiến hành chuẩn bị mã hóa các thiết bị: nguyên tắc thì rất đa dạng vì còn tùy thuộc vào loại thiết bị và cách sử dụng thiết bị, đặc biệt tùy thuộc vào việc các thiết bị này được lắp cố định hay không cố định.

          · Thiết bị cố định

          Việc phân bố này giống như trong kế toán, thiết bị được phân chia như sau:

          – Theo xưởng hoặc các nhóm sản xuất, thông thường trong những nhà máy lớn, máy móc được nhóm lại theo các xưởng.

          – Theo nhóm bảo trì của mỗi xưởng, có nghĩa là phân loại theo các chi tiết giống nhau trong các máy móc. Ví dụ như các chi tiết bị ăn mòn giống nhau do cách sử dụng giống nhau. Phân chia như vậy giúp ta tập trung giải quyết các công việc bảo trì đồng thời biết rõ thời gian hoạt động của các máy có liên quan đến nhau. Mọi việc như vậy sẽ được thực hiện một cách có hệ thống.

          – Tất cả đều nhằm mục đích:

+ Đơn giản hóa việc theo dõi các thiết bị.

+ Xác định phương pháp bảo trì thích hợp với việc sử dụng máy.

+ Nắm được toàn bộ công việc bảo trì dự phòng cần phải thực hiện khi sản xuất tạm ngưng.

+ Phân chia công việc bảo trì thiết bị, các chi phí cố định và chi phí thay đổi theo tiến trình của hoạt động sản xuất.

          – Theo chức năng tại mỗi nhóm bảo trì.

          Việc phân chia phải được gắn liền với việc mã hóa tên gọi. Tùy thuộc vào việc mã hóa, tên gọi của thiết bị có thể được trình bày như sau:

          – Một danh sách tóm tắt các xưởng phân theo nhóm sản xuất (kèm mã số của xưởng).

          – Một hoặc nhiều biểu mẫu phân theo xưởng, được xếp theo thứ tự tương ứng với các phân đoạn trong sản xuất.

          – Trên mỗi biểu mẫu đều có liệt kê:

+ Nhóm bảo trì.

+ Các nhiệm vụ bảo trì tương ứng.

          + Danh sách các chi tiết hoặc các cụm chi tiết liên quan đến các nhiệm vụ bảo trì.

          – Thiết bị không cố định (hoặc có thể di chuyển được)

          Đối với các công ty mà thiết bị luôn luôn phải chịu sự thay đổi từ chỗ này sang chỗ khác theo yêu cầu sản xuất, nên phân chia và sắp xếp chúng theo nhóm máy, tức là không sắp xếp theo kiểu thống kê kế toán.

          Nên phân loại theo:

– Nhóm máy có những đặc điểm giống nhau.

– Các loại máy trong nhóm.

– Tên nhà sản xuất đối với mỗi loại máy.

– Kiểu của mỗi nhà sản xuất..

          Và khi trình bày ta sẽ chia thành hai phần:

– Danh sách thiết bị phân theo nhóm máy, loại máy, nhà sản xuất và kiểu máy.

– Danh sách thiết bị phân theo xưởng hoặc nhóm sản xuất.

2.             Các chi tiết cần thống kê và đặt tên

          · Phân loại

          Cần phân biệt rõ ràng giữa các chi tiết cần đặt tên và các chi tiết đã có tên, mã số trong catalogue.

          · Phân loại các chi tiết thay thế

          Mọi chi tiết có trong thiết bị sẽ lần lượt có khả năng là chi tiết cần thay thế.

          Việc bảo trì đôi khi đòi hỏi chúng ta phải tự chế những chi tiết đặc biệt, ví dụ trong những trường hợp sau:

– Đối với chi tiết cần có các phụ tùng như đế, gioăng, dây cáp để lắp ráp.

– Khi sửa chữa cần có danh sách các chi tiết thay thế và dụng cụ phục vụ cho công việc.

– Những phụ tùng đi kèm để cùng lúc thay thế cho nhiều bộ phận.

– Những chi tiết thông thường có đặc tính kỹ thuật và cách sử dụng giống như chi tiết cần thay thế do người sử dụng yêu cầu sẽ được dùng để thay thế vì lý do trong kho không có đầy đủ mọi loại chi tiết…. Thông thường đó là các chi tiết tương đương và phù hợp.

          – Các chi tiết được lựa chọn thay thế theo cụm để đảm bảo một tính năng đặc biệt nào đó của máy (trong trường hợp này việc đánh dấu là cần thiết).

          – Nên thay thế bulông đai ốc theo cụm sẽ tiện lợi hơn là thay thế từng cái một.

          – Các chi tiết để sửa chữa,…

          · Chi tiết theo catalogue

          Các chi tiết này đã có sẵn mã số do nhà sản xuất đặt ra hay theo một tiêu chuẩn nhất định.

          · Chi tiết sắp xếp theo kế hoạch

          Các chi tiết do người sử dụng quy định một cách độc lập và cụ thể, trong đó có tham khảo những tài liệu như kế hoạch, danh mục, các đặc tính riêng hay tiêu chuẩn của công ty.

          · Các chi tiết có khả năng sửa chữa, phục hồi

          Các chi tiết có khả năng phục hồi (xét trên khía cạnh kỹ thuật và kinh tế).

          · Các chi tiết không có khả năng sửa chữa, phục hồi

Các chi tiết không còn khả năng phục hồi (xét trên khía cạnh kỹ thuật và kinh tế).

3.             Hồ sơ thiết bị

          · Hồ sơ thiết bị bao gồm

          – Hồ sơ kỹ thuật: là các tài liệu kỹ thuật được sắp xếp theo kiểu máy: đó chính là “chứng minh thư ” của thiết bị.

          – Lý lịch máy: là các hồ sơ liên quan đến tình trạng làm việc của máy do tập thể hay cá nhân lập ra. Nó bao gồm nhiều phiếu theo dõi cho mỗi máy; đây chính là tài liệu theo dõi tình trạng thiết bị.

          · Hồ sơ kỹ thuật

          Hồ sơ này gồm toàn bộ thông tin và tài liệu liên quan đến cùng một kiểu máy. Bao gồm:

          – Các thông tin để định dạng máy: mô tả về kiểu máy, thông tin về nhà sản xuất, các đặc tính kỹ thuật chung, danh sách các máy cùng kiểu, phiếu kỹ thuật.

          – Danh mục các tài liệu có trong hồ sơ kỹ thuật.

          – Bảng liệt kê các thay đổi, cải tiến đã thực hiện trên máy móc.

 

          Đặc biệt, tất cả các tài liệu liên quan đến việc lắp đặt và bảo trì máy có kèm theo catalogue các chi tiết thay thế cũng như biểu đồ hình cây diễn tả các hư hỏng (nếu có) đều được xếp trong hồ sơ này. 

          Tài liệu này được sử dụng khi người ta muốn tiến hành bảo trì (phục hồi, sửa chữa) hoặc khi muốn giám định thiết bị.

4.             Bảng xếp loại tài liệu

          Bảng sau đây hướng dẫn nơi để tài liệu trong công ty. Chính từ bộ hồ sơ kỹ thuật đầy đủ, chính xác phân theo loại máy sẽ cho phép ta khai thác thiết bị có hiệu quả. Có thể xếp các tài liệu theo bốn loại nhỏ tùy theo mục đích sử dụng:

          – Các tài liệu sử dụng nhằm mục đích tìm hiểu thông tin trước khi quyết định mua thiết bị.

          – Hồ sơ cần sử dụng khi vận hành máy.

          – Hồ sơ bảo trì, để tại các nơi đang tiến hành công tác bảo trì.

          – Hồ sơ để dự kiến các thiết bị thay thế.

 

 

 

Hồ sơ kỹ thuật

 

 

 

Thông tin ban đầu

 

 

 

Sử dụng

 

 

 

Bảo trì

 

 

 

Thay thế

Bảng câu hỏi dành

cho việc gọi thầu . . . .

Phiếu nhận dạng* . . .

Phiếu kỹ thuật . . . . . .

Sơ đồ nguyên lý chung. .

Sơ đồ khối . . . . . . . . . . .

Sơ đồ chức năng và

các loại sơ đồ khác. . . . .

Hướng dẫn lắp đặt . . . . .

Hướng dẫn sử dụng . . . .

Hướng dẫn bảo trì . . . . .

Catalogue các chi tiết rời…

Chỉ dẫn khi cần thay đổi….

x

 

x

 

x

 

x

 

 

 

x

 

 

 

 

 

 

x

 

x

 

x

 

x

 

x

x

x

 

x

 

 

 

 

 

 

 

x

 

 

Chú ý: bắt buộc phải có phần hướng dẫn đối với tất cả các máy móc nguy hiểm. Hướng dẫn này phải phù hợp với danh sách tên thiết bị, với sơ đồ máy, sơ đồ nhà xưởng, với hướng dẫn lắp đặt, hướng dẫn sử dụng, hướng dẫn bảo trì và an toàn.

          Có thể đính kèm phiếu này các đơn đặt hàng hoặc mua thiết bị, tên nhà sản xuất cùng với địa chỉ, kiểu máy và số máy, năm sản xuất, đặc điểm kỹ thuật, điều kiện giao nhận và bảo hành,…

                                                                                                                      Phạm Ngọc Tuấn – Hoàng Trần Trung Tín

*

*

Top