Các chi phí bảo trì

 1.      Quản lý chi phí bảo trì

Tất cả các công ty đều mong muốn làm sao để chi phí bảo trì thấp nhất. Người ta thường nghĩ rằng sản xuất  thì mang lại doanh thu còn bảo trì chủ yếu là đòi hỏi chi phí. Nhưng nếu không thực hiện bảo trì thì  sẽ còn phải chi phí nhiều hơn. Các chi phí bảo trì phải được kiểm soát bởi những người có tri thức về bảo trì. Thông thường các công ty cố gắng tối ưu hoá cục bộ bằng cách giảm chi phí bảo trì. Nhưng việc tiết kiệm chi phí bảo trì  sẽ làm tăng chi phí  gián tiếp trong sản xuất.

Có hai cách  quản lý chi phí bảo trì:

–    Quản lý bảo trì định hướng vào kiểm soát kết quả.

 –    Quản lý bảo trì định hướng vào kiểm soát chi phí.

Không may là nhiều công ty đang vận hành hệ thống quản lý bảo trì định hướng vào kiểm soát chi phí nghĩa là người ta đang kiểm soát công tác bảo trì chỉ bằng cách  dựa trên ngân sách mà không hiểu rằng có mối quan hệ giữa tình trạng sản xuất và bảo trì. Thường là bảo trì định hướng vào kiểm soát chi phí làm tăng chi phí bảo trì về lâu về dài.

Người bảo trì thường than phiền rằng người phụ trách tài chính không hiểu bảo trì là một nguồn lợi. Người bảo trì phải biết tính toán khả năng sinh lợi của bảo trì để dự định đầu tư vào các hoạt động bảo trì.

Quản lý bảo trì định hướng vào kiểm soát chi phí không phải là quản lý bảo trì hiện đại. Bảo trì được xem là một hoạt động cần phải kiểm soát chi phí thường là vì các kỹ sư và các kỹ thuật viên lâm vào tình trạng khó xử khi những nhà quản lý cấp cao yêu cầu họ phải xác định những kết quả đầu tư vào bảo trì bằng các số liệu tài chính. Tính các chi phí bảo trì trực tiếp thì đơn giản nhưng khó mà thấy được các kết quả đầu tư vào bảo trì.

Đáng lẽ mọi người phải hiểu rằng ưu tiên hàng đầu trong mục tiêu bảo trì là : “Giữ vững mức chỉ số khả năng sẵn sàng có kế hoạch ở chi phí thấp nhất có thể được” . Điều này có nghĩa các kết quả lâu dài sẽ rất quan trọng. Chi phí bảo trì phải được đặt trong mối quan hệ với toàn bộ các kết quả đạt được nhờ bảo trì trong một đơn vị sản xuất. Những người quản lý bảo trì và người chịu trách nhiệm về kinh tế phải thấy được toàn bộ kết quả của chiến lược bảo trì .

2.      Phân loại chi phí bảo trì

Các chi phí bảo trì có thể được chia làm hai loại: trực tiếp và gián tiếp.

·        Chi phí bảo trì trực tiếp là chi phí được chi trả trực tiếp cho các hoạt đông liên quan đến bảo trì .

Các chi phí bảo trì trực tiếp bao gồm :

         Chi phí cho đào tạo và huấn luyện về bảo trì.

         Tiền lương và tiền thưởng cho người bảo trì.                     

 

         Chi phí cho phụ tùng thay thế.

         Chi phí vật tư.                                             

 

         Chi phí cho  hợp đồng bảo trì thuê ngoài.

         Chi phí quản lý bảo trì.                                        

 

         Chi phí cho sửa đổi, cải tiến.

·        Chi phí  bảo trì gián tiếp là các tổn thất thu nhập hoặc các tổn thất khác làm gián đoạn sản xuất do bảo trì gây ra.

3.      Cân đối chi phí bảo trì

Công tác bảo trì và các kết quả của nó có thể so sánh với một tảng băng trôi mà phần lớn nhất ở dưới mặt nước không trông thấy được và chỉ có phần nằm trên mặt nước là trông thấy được. Phần có thể trông thấy được thể hiện các chi phí bảo trì trực tiếp được dễ dàng tìm thấy trong các công ty thông qua các văn bản kế toán, tài chính. Phần không  trông thấy được thể hiện các chi phí khác nhau  phát sinh  do công tác bảo trì, chủ yếu là bảo trì phục hồi. Các thiệt hại về tài chính do công tác bảo trì gây ra thông thường khó nhận  thấy hơn. 

         Hình 1: Tảng băng biểu thị chi phí bảo trì.

4.      Một số thiệt hại do công tác bảo trì  gây ra:

1. Thiệt hại do tuổi thọ của máy giảm : nếu máy móc thiết bị không được kiểm tra thường xuyên và không được bảo trì hợp lý thì sẽ làm giảm tuổi thọ của máy.

2.  Thiệt hại về năng lượng:  tiêu thụ năng lượng thường cao hơn trong trường hợp  công tác bảo trì không được thực hiện một cách đúng đắn. Một thiết bị được bảo trì tốt sẽ tiêu thụ năng lượng ít hơn.

3. Thiệt hại về chất lượng sản phẩm : thiệt hại về chất lượng sản phẩm sẽ xuất hiện khi thiết bị được bảo trì kém. Nếu có quyết định thay đổi tình trạng bảo trì thì phải xem xét mối quan hệ giữa chi phí chất lượng và chi phí bảo trì.

4. Thiệt hại về năng suất: Công tác bảo trì kém trong một thời gian dài sẽ làm giảm hiệu năng của thiết bị vì xuống cấp và hao mòn. Hiệu năng giảm sẽ làm giảm sản lượng.

5. Thiệt hại do hao phí nguyên vật liệu : Nếu công tác bảo trì kém, máy móc, thiết bị dễ làm phát sinh  phế phẩm,  gây hao phí nguyên vật liệu.

6. Thiệt hại do an toàn và môi trường lao động kém, gây hậu quả không tốt đến thái độ làm việc và năng suất lao động của công nhân : máy móc được bảo trì kém dễ gây mất  an toàn và làm xấu đi môi trường lao động. Công nhân sẽ kém nhiệt tình, không an tâm trong sản xuất, năng suất làm việc giảm. 

 

7. Thiệt hại về vốn: Nếu công tác bảo trì được thực hiện kém thì số lần ngừng máy sẽ xuất hiện nhiều. Các lần ngừng máy này thường gắn liền với các thiệt hại quan trọng và đòi hỏi các phụ tùng phải được dự trữ nhiều hơn. Việc lưu trữ nhiều phụ tùng trong kho sẽ phát sinh chi phí vốn đầu tư ban đầu. Ở các nước công nghiệp phát triển chi phí lưu kho được tính toán xấp xỉ 35% giá trị vật tư được lưu trữ. Bằng cách bảo trì tốt hơn, chi phí lưu kho có thể giảm xuống bởi nhu cầu phụ tùng ít đi. Cũng như vậy các kho lưu trữ trong quá trình sản xuất có thể giảm xuống nếu bảo trì tốt. Sản xuất đúng lúc (JIT) đang được thực hiện trong nhiều công ty. Chỉ số khả năng sẵn sàng cao có tầm quan trọng sống còn để thực hiện JIT. Chỉ số khả năng sẵn sàng thấp của một số thiết bị trong dây chuyền sản xuất sẽ làm tăng nhu cầu cần có các kho lưu trữ  trung gian và do vậy làm gia tăng chi phí vốn đầu tư. Công tác bảo trì là một yếu tố quan trọng để giữ các chi phí vốn đầu tư ở một mức hợp lý.

8. Thiệt hại về khả năng xoay vòng vốn: nếu công tác bảo trì kém, những hư hỏng sẽ làm đình trệ sản xuất. Nhà sản xuất sẽ không thể bán những sản phẩm ra thị trường và thu hồi các khoản tiền từ khách hàng, gây ảnh hưởng xấu đến khả năng xoay vòng vốn.

9. Thiệt hại do mất khách hàng và thị trường: Công tác bảo trì kém sẽ dẫn đến các lần ngừng sản xuất ngoài kế hoạch và vi phạm thời hạn giao hàng. Khi đó khách hàng có thể cắt hợp đồng và  lựa chọn các nhà cung cấp khác chắc chắn hơn.

10. Thiệt hại về uy tín : khi các lần ngừng máy xảy ra, nhà sản xuất sẽ không thể thực hiện đúng thời gian qui định nên sẽ mất uy tín với khách hàng.

11. Thiệt hại do vi phạm hợp đồng (nếu có).

12. Thiệt hại về doanh thu và lợi  nhuận :  những thiệt hại trên sẽ làm ảnh hưởng to lớn đến doanh thu và lợi nhuận cho nhà sản xuất.

Trong quản lý bảo trì định hướng vào kiểm soát kết quả, chi phí bảo trì trực tiếp phải được phân tích, cân đối và so sánh với các chi phí  gián tiếp. Nhân viên bảo trì phải hiểu rõ về kinh tế hơn để có thể tính toán tác động về mặt kinh tế của công tác bảo trì. Có mối quan hệ giữa các chi phí bảo trì trực tiếp và chi phí bảo trì gián tiếp. Nếu so sánh các chi phí bảo trì của một xe hơi thì các chi phí gián tiếp sẽ nhỏ khi xe vận hành tốt. Các chi phí trực tiếp cũng khá nhỏ. Chiếc xe hơi phải được bảo trì theo lời khuyên của nhà sản xuất.

 Nếu máy xe bất ngờ dừng khi đang chạy, rắc rối sẽ bắt đầu. Công việc đầu tiên là phải đem xe đến xưởng để sửa chữa và thay thế phụ tùng cần thiết. Người chủ phải thuê xe khác hoặc là đi taxi.

Nếu tình trạng xe hư hỏng càng gia tăng, lúc này chi phí bảo trì trực tiếp cao thì chi phí bảo trì gián tiếp cũng cao.

 

Hình 2: Tương quan giữa hai loại chi phí bảo trì

Nếu các lần ngừng sản xuất có thể tránh được bằng cách bảo trì tốt thì có thể tiết kiệm được nhiều chi phí đáng kể.

5.      Ví dụ:

Chi phí mỗi  lần ngừng sản xuất:

        Đơn vị                                          Chi phí (USD / giờ)

         Công ty dầu khí                             Hàng triệu bởi vì 1 giờ = 3 – 4 ngày.

 

         Nhà máy thép                                10.000

         Nhà máy giấy                                10.000

         Nhà máy làm lon bia                    9.000

         Nhà máy hóa chất                         2.000

         Nhà máy điện                                10.000

         Nhà máy đường                           7.000

Như vậy mục tiêu số một của bảo trì là xác định để đầu tư tối ưu vào chi phí bảo trì trực tiếp nhằm đạt được tổng chi phí bảo trì trực tiếp và gián tiếp là nhỏ nhất. Mọi cố gắng cải tiến, hoàn thiện những chiến lược, giải pháp, phương pháp, kỹ thuật, thiết bị bảo trì đều nhằm mục đích đảm bảo chi phí bảo trì gián tiếp (các tổn thất do ngừng sản xuất) là nhỏ nhất.

Phạm Ngọc Tuấn – Hoàng Trần Trung Tín

*

*

Top